Sete Perguntas Que O Líder Deve Fazer Para Si Mesmo Antes Realizar A Próxima Reunião
Por Que Estamos Nos Reunindo?
• A preparação de uma agenda vai responder a esta pergunta para o líder da reunião.
• Uma agenda estabelecerá o propósito da reunião, dará direção para as discussões e fará com que os componentes reunidos contribuem positivamente.
• Uma agenda bem elaborada responderá a esta pergunta para os componentes do grupo que se reunirá.
• A agenda deve ser preparada com bastante antecedência e colocada nas mãos de todos os membros do grupo que se reunirá.
• Com a agenda preparada com antecedência, e entregue aos componentes do grupo bem antes da reunião, eles poderão se preparar melhor e com isso estarão em condições de contribuir positivamente durante a reunião.
• Se for impossível preparar uma agenda, simplesmente não há razão para realizar a reunião. Esta regra é infalível!
Como Eu Vou Me Preparar?
• A agenda mencionada acima lhe dará orientação de como precisa se preparar.
• Uma boa preparação lhe deixará confortável e confiante.
• Junta fatos de todas as espécies para melhor apresentar os itens na agenda.
• Sempre esteja bem preparado.
• Quando você, como líder, prepara uma agenda com antecedência, os demais componentes entendem que você não está escondendo o jogo, e irão preparados para entrar inteligentemente nas discussões, e não simplesmente para fazer oposição.
• Comunica o que espera poder resolver.
• Um grupo desinformado com antecedência acerca dos assuntos a serem discutidos, quase sempre estará desconfiado que o líder esteja querendo forçar a sua vontade no grupo e não tem interesse em ouvir o que os outros têm para contribuir. Isto sempre criará um ambiente de oposição, simplesmente por causa da desconfiança que os membros têm por não serem informados.
• Tomando estes passos de preparação contribuirá muito para poder realizar uma reunião produtiva.
Quanto Tempo Vai Consumir?
• Determina uma escala de tempo.
• Começa na hora certa.
• Termina na hora certa.
• Faça isto sempre!
• Os membros do grupo ficarão agradecidos por valorizá-los, e por valorizar seu tempo.
• Mantenha controle da agenda e do horário.
• Não deixa que membros do grupo se desviem do assunto.
• Estabelece delimitações, não foge delas, e caso aconteça, traz a discussão de volta imediatamente para o assunto em pauta.
• O estabelecimento destas regras comunica liderança confiante, e cria ainda mais confiança no líder.
• Reconhece que poderia haver necessidade de mais discussão, e marca outra reunião com este assunto como prioritário na pauta da próxima reunião.
O Que Devemos Discutir?
• Há necessidade de repetir que o estabelecimento de uma agenda de modo geral responde bem a esta pergunta.
• O líder é responsável por manter a discussão direcionada.
• O líder terá de editar a discussão vez por outra para manter o foco.
• Mantendo o foco na discussão ajudará muito em chegar a um consenso satisfatório para todos, e com menos perda de tempo.
• Se as reuniões não têm sido assim, provavelmente será difícil no início estabelecer as novas regras, mas insiste, pois é para o melhor de todos, e melhor para o andamento dos seus trabalhos.
• Uma reunião muito prolongada fatiga, e no final os membros do grupo farão decisões impensadas só para poder terminar e sair. Futuramente eles ficarão descontentes com estas decisões, que poderão gerar um descontentamento geral e desgastante para o líder.
• Reuniões demoradas demais não cooperam com decisões feitas com clareza.
O Que Os Outros Dirão
• O líder que conhece bem os componentes do seu grupo poderá saber mais ou menos o que será a posição de cada um.
• Lembra-se que em muitas ocasiões a razão da reunião não é especificamente para determinar um consenso geral, mas para colher idéias.
• Não desencoraja o diálogo. Diálogo direcionado é muito benéfico.
• Até um pouco de conflito é bom. No entanto não pode virar em ataques pessoais. Idéias devem ser discutidas e não pessoas. Uma pessoa pode ser apreciada e amada embora não concorde com você em tudo.
• Procura encorajar a participação de todos. Se um membro não participa, ele tem pouco valor para o grupo. Ninguém deve estar presente somente para aprovar o que o líder ou outro membro quer.
• Sempre dá as boas vindas as contribuições de qualquer membro do grupo. Nunca despreza ou faz chacota de qualquer idéia apresentada.
A Reunião É Gostosa?
• Reuniões de negócios são absolutamente necessárias dentro de um ambiente democrático.
• Mas as reuniões não devem de ser enfadadas e chatas, e especialmente se for necessário realizá-las com frequência.
• Pode ser que esta idéia seja um pouco radical, mas assim é melhor. Você como líder não quer saber que todo mundo resmunga e queixa quando marca uma nova reunião.
• Isto não quer dizer que a reunião deve de ser um troca-troca de piadas, mas também não deve aborrecer ou deixar todo mundo com vontade de dormir.
• Uma reunião deve de ser uma ocasião de reunir pessoas que amam a mesma causa, e ligam muito em realizar a visão compartilhada pela maioria.
• Pode considerar estas idéias radicais, mas se aplicá-las, terá reuniões mais gostosas, mais produtivas, enquanto deixa todos com belas lembranças da reunião, e com mais vontade para participar melhor da próxima vez.
• Estas idéias aplicadas podem deixar suas reuniões dinâmicas. Não aceite menos, pois o bom andamento do trabalho que você ama depende disto.
O Que Vem Em Seguida?
• Todos devem sair da reunião com um entendimento bem claro de duas coisas: 1) O que eu vou fazer, e 2) O que os outros vão fazer.
• Um bom entendimento da parte de todos acerca das suas responsabilidades fará com que as pessoas se tornam produtivas, pois sabem que serão cobradas na próxima reunião.
• Quando todo mundo entende bem suas responsabilidades, que a cooperação de todos fará com que a obra proposta ande bem, e que o desleixado será cobrado, o alvo comum tem melhores condições de sucesso.
Philip D. Walmer